6 Monate GTD

Als ich vor etwa einem halben Jahr an dieser Stelle von OmniFocus, den Getting Things Done (GTD) Werkzeugen für Mac und iPhone berichtete, kam der berechtigte Einwand von Sigurd, so ein Bericht wäre vor allem dann interessant, wenn die Werkzeuge bzw. die Methode eine Zeit lang im Einsatz sei. Ein solches System müsse sich zunächst einmal bewähren. Nun lebe ich ein halbes Jahr mit GTD und kann ein erstes Fazit ziehen. Die Tatsache, dass es diesen Artikel gibt zeigt, dass das System nicht ganz schlecht zu sein scheint, weil ich mich a) rechtzeitig daran erinnert habe, dass dieser Artikel aussteht und b) es offensichtlich etwas dazu zu berichten gibt und c) nicht schon vorab die Meldung: Ich gebe auf!

Zwischenzeitlich habe ich auch das Buch von David Allen gelesen. Ein, wie ich finde, äußerst ineffizientes Buch über effiziente Arbeitsorganisation. Ich würde glatt mal 2/3 des Buches weg kürzen und es würde vermutlich nichts fehlen. Trotzdem hat es sich für mich gelohnt, es zu lesen. Neben OmniFocus habe ich mir auch noch ein Moleskine Notizbuch zum Erfassen von Aufgaben etc. gekauft, das einen wichtiger Bestandteil meines GTD-Systems geworden ist. Zwischenzeitlich dachte ich auch darüber nach komplett auf Moleskines umzusteigen, weil ich mein iPhone im Milchbad getötet habe. Das ist aber eine andere Geschichte. GTD ist unabhängig von Soft- oder Hardware. Es geht einfach nur darum, wie man sich organisiert – und das man es überhaupt tut.

Im folgenden ein Überblick über meine Ängste in Bezug auf GTD, die von mir etablierte Praxis, wo ich von der reinen Lehre abweiche sowie eine kurze Zusammenfassung und wie es weiter geht mit GTD und mir.

David Allen ist ein typischer Berater, der vor allem Managern hilft, ihre Arbeit und in Folge dessen auch ihr Leben zu strukturieren. Dementsprechend gehört zu seiner Darstellung von GTD auch eine Menge Motivationsgebrüll. Anfänglich hatte ich tatsächlich Sorge, ich würde Sklave des Verfahrens. Als Angestellter im öffentlichen Dienst liegt die Sorge nahe, man würde eines Tages nur noch verwalten der Verwaltung wegen. Nach einem halben Jahr schätze ich die Gefahr jedoch nicht größer ein, als die, Sklave der Kita-Öffnungszeiten oder des eigenen Terminkalenders zu sein. Man organisiert sich halt irgendwie. Wann man das macht und in welcher Intensität entscheidet man schließlich selbst. Gerne gerät man mit seinen GTD-Liste in einen Motivationsrausch, wenn man gerade eine produktive Phase hat und eine Aufgabe nach der anderen abhakt. Dann möchte man gar nicht mehr aufhören damit. Die Kunst ist dann diesen Rausch mitzunehmen und sich frisch und wohl gelaunt um die Kinder zu kümmern oder was halt “leider” stattdessen ansteht. So ist das Leben. So ist es aber mit und ohne GTD.

Am Anfang bracht das Systeme viel Overhead für mich mit. Das pendelt sich aber ein, wenn man genügend Übung damit hat. Nach kurzer Zeit denkt man nicht mehr darüber nach, wann man etwas aufschreibt, wann man sich ein Projekt definiert etc. Man macht es einfach automatisch. Die Selbstorganisation wird zur Selbstverständlichkeit, die einen dann mehr hilft, als sie blockiert.

Ich habe einige Anfragen in Foren gelesen, in denen GTD-Benutzer von Problemen berichteten, wenn sie sich in Gegenwart von Kollegen, Freunden oder Verwandten Notizen machten. Diese Erfahrung kann ich nicht teilen. Wenn egal in welchen Kreisen das Gespräch auf etwas kommt, das ich dazu noch erledigen soll und ich hole mein kleines Notizbuch heraus, um mir einen Eintrag zu machen, freut sich mein Gegenüber eher darüber, dass ich es offensichtlich mit unserem Abkommen ernst meine. Natürlich ist wichtig, mit welchem Selbstverständnis man das tut. Es gibt auch Gespräche, bei denen ich es vorziehe, mir danach ein paar Notizen zu machen. Dann muss man sich die aus dem Gespräch resultierenden Aufgaben halt so lange merken. Und ein bisschen Schwund ist halt immer.

Mittlerweile stören meine Frau auch die diversen Listen nicht mehr, die ich zusammenstellen möchte und die dann auf dem Mac oder in gedruckter Form immer wieder Begleiter unserer Gespräche sind. Ganz im Gegenteil benutzt sie mich und mein GTD-System gerne als persönliches Erinnerungssystem auf Zuruf: “Erinnere mich mal in einem Monat daran dass ich noch mal bei der Elterngeldstelle nachfragen muss.” Tatsächlich gibt es auch im privaten Bereich diverse “Projekte” (im Sinne von GTD ist alles ein Projekt, was mehr als eine in einem Schritt lösbare Aufgabe enthält), bei denen es angebracht ist, sich vorab zu überlegen, was die nächsten Schritte sind, die man dann einfach abarbeitet. So z.B. bei meiner Korrespondenz mit der Rentenversicherung. Aber auch das ist eine andere Geschichte, die ich in diesem Artikel nicht weiter ausführen werde.

Es gibt einige Methoden im GTD-Buch, die ich so nicht umgesetzt habe. So benutze ich zum Beispiel keine Tickler File (43 Mappen für Terminsachen und Wiedervorlagen). Dieses Konzept der Wiedervorlage kann man auch ohne GTD einsetzen. Ich mache es genau andersrum. Ich setze GTD ohne Tickler File um. Der Grund ist ganz einfach: Bei mir ist das Problem der Wiedervorlage über OmniFocus gelöst. Die meisten Erinnerungshilfen sind bei mir digital. Ich liebe es, an dieser Stelle Papier zu sparen. Termine und Terminaufgaben sind bei mir digital und haben bestenfalls einen Verweis auf ein Stück Papier.

Was hat David Allen eigentlich gegen Hängeregister? In seinem Buch beschreibt er sehr plastisch, wie man um diese Mappen herum kommt wie man Hängeregister als Träger anderer Mappen nutzen kann. Ich benutze zu Hause, wie auch auf Arbeit Hängeregister. Das geht prima! Es gibt bei mir jeweils zwei Kategorien: 1. Projektmappen und 2. Referenzmappen. Die Reiter beschrifte ich wie im GTD-Buch vorgeschlagen mit einem Beschriftungsgerät. Eine Projektmappe lege ich immer dann an, wenn das erste Stück Papier angefallen ist, das ich nicht einfach scannen und entsorgen will oder als Ergebnis anders digitalisieren will. Das Referenzmaterial besteht bei mir aus Papier, das mich erreicht (Briefe, Prospekte etc.) und Material aus aufgelösten Projektmappen, das ich weiter aufheben möchte.

Ansonsten empfiehlt David Allen (zu Recht), sich Werkzeuge zu suchen, mit denen man gerne arbeitet. Das da mein Mac (MacBook und Mac mini) an erster Stelle stehen, gefolgt von iPhone und Moleskine Notizbuch kam schon heraus. Nebenbei finde ich die Oberfläche von Things sehr viel hübscher, als die von OmniFocus. Die Implementierung auf dem iPhone ist hier aber nicht so schön. Ich behalte mir aber vor irgendwann zu wechseln, weil das Arbeiten damit einfach viel mehr Spass macht. Ansonsten habe ich mir viele andere schöne Arbeitsmittel besorgt: Es gibt z.B. Blanko A4-Blätter, die bereits eine 4-fach-Lochung aufweisen. Die benutze ich gerne. Ab und an muss so ein Blatt mal in meine Ringmappe und die Locherei finde total blöde. Eine der besten Anschaffungen in der letzten Zeit war mein Lamy Tintenroller. Damit macht das Aufschreiben total viel Spass. Und für Skizzen und Zeichnungen kann ich die Faber Castel Bleistifte mit den Noppen empfehlen.

Zu den Dingen, bei denen ich David Allen massiv widerspreche gehört seine Abneigung gegen Gliederungen. Er sagt, dass er immer erst den Artikel schreibt und dann die Gliederung daraus abschreibt, wenn sie jemand haben möchte. Da sage ich mal ganz zynisch: Das sieht man seinem Buch auch an. Ich mache in der Regel ein Brainstorming mittels MindMaps oder A6-Karteikarten, die ich auf einem Whitboard mit Magneten hin und her schieben kann. Zum Sortieren benutze ich dann OmniOutliner. Hier entsteht dann meine Ordnung, die ich gleich mit Recherchen verbinden kann. D.h. im Outlining-Dokument landen auch gleich Links, PDFs, etc.

Die wichtigsten Methoden aus dem GTD-Buch gehören nicht einmal zu GTD, machen aber den entscheidenden Unterschied zwischen erfolgreichen und unendlich langen Projekten aus. Und das sind: Ziele, Grundsätze und nächste Schritte.

Zu jedem Projekt muss zunächst das Ziel bekannt sein. Das klingt banal. Aber auf der Arbeit erlebe ich täglich, dass das nicht selbstverständlich ist. Gerne werden Ziele als selbstverständlich angesehen. Fragt man nach, findet man aber heraus, dass stundenlange Diskussionen nur deshalb geführt werden, weil die Gesprächspartner unter dem gleichen Begriff unterschiedliche Ziele verstehen. Ziele müssen konkret und bildhaft sein. Ich versuche daher jeweils bei Start eines Projektes kurz und knapp die Vision zu beschreiben, wie sich mein Minikosmos verändert hat, wenn wir mit dem Projekt fertig sind. Gegen diese Vision kann ich dann jeweils den Stand des Projektes messen. Manche Projekte habe ich nach dieser Zieldefinition abgebrochen, weil mir klar wurde: Der Nutzen steht einfach in keinem Verhältnis zum Aufwand. Schon wieder Zeit und Nerven gespart!

Die Grundsätze sollten jedem Teilnehmer des Projekts (im Zweifel mir allein) klar sein. Man ermittelt sie durch Vervollständigung des Satzes: “Zur Fertigstellung des Projektes kann eigentlich alles gemacht werden, solange…”

Und jetzt kommt der Hammertipp: Zu jedem Projekt und am Ende jeder Diskussion / Meeting / Wasauchimmer muss festgelegt werden, was die nächsten Schritte sind, von wem sie durchgeführt werden und wenn nötig auch wann es spätestens getan sein soll. Banal, oder? Macht aber keiner. Nächste Schritte müssen dabei immer so definiert sein, dass sie ein physikalisch sichtbares Ergebnis beschreiben. Also nicht: “Überlegen, wie es mit dem Projekt ‘Dominik hat einen Kita-Platz’ weitergeht.”, sondern: “Liste mit nächsten Schritten für das Projekt ‘Dominik hat einen Kita-Platz’ erstellen.”

Was haben uns die Römer eigentlich gebracht?

Analog zu dieser Frage aus “Das Leben des Brian” stelle ich mir die Frage: Was hat mir die Einführung von GTD in meinem Privat- und Arbeitsleben eigentlich gebracht?

Das Wichtigste für mich: Ich bin meine Motivationstiefs los. Oft saß ich gefrustet im Büro und kam gerade mit meinem aktuellen Projekt nicht so richtig weiter. Lustlos blätterte ich E-Mails und Tonnen von Notizzetteln durch auf der Suche nach etwas, was ich stattdessen sinnvoll anfangen könnte. Mir fehlte der Blick dafür, dass bei vielen Punkten die ich in die Hand nahm und entnervt wieder beiseite legt einfach nur die Fragestellung fehlt: “Was ist denn in dieser Sache eigentlich der nächste konkrete Schritt? Warum geht es denn da gerade nicht weiter?” Stattdessen habe ich Listen sortiert nach Orten bzw. Ressourcen (Büro, zu Hause, Mac, Telefon, Ruhe) die ich je nachdem, was mir gerade zur Verfügung steht durchgehen kann um eine Aktion ausfindig zu machen, die zu meiner noch verfügbaren Zeit und Energie passt. Es ist unglaublich, wie viel Kleinkram man selbst dann noch weg schaffen kann, wenn man noch 30 Minuten im Büro ist und eigentlich schon total fertig und kopfgeschmerzt ist. Das wiederum motiviert.

Ich konnte auch ganz massiv Stress abbauen, weil ich einen Überblick über meine Aufgaben habe. Wenn unser oberster Chef rein kommt und fragt, warum xy noch nicht fertig ist, schaue ich auf meine Liste und kann ich spontan sagen was erledigt ist, wo das Projekt gerade hängt und was als nächstes geplant ist. Das deeskaliert das Gespräch sofort enorm. Auch habe ich einen Überblick über die aktuelle Arbeitsbelastung und kann sachlich darüber diskutieren, welche Aufgaben liegen bleiben und welche vorgeschoben werden, ohne in die Gefahr zu laufen, etwas vergessen zu haben, was morgen doch noch auftaucht und den ganzen Plan kaputt macht. Sicheres Auftreten durch Überblick.

Es ist klar, dass ein Teil der gewonnenen Zeit, die man allein durch das ausfüllen von Leerläufen gewonnen hat durch die Verwaltung des GTD-Systems wieder verloren geht. So sitze ich jede Woche etwa 1-2 Stunden daran, meine Projekte durchzugehen, nächste Schritte zu definieren, erledigte Aufgaben und Projekte zu archivieren oder zu verklappen und einen Plan für die nächste Woche zu machen. Das nehme ich aber gerne in Kauf. Denn ich weiss, dass ich dafür eine Woche praktisch auf Autopilot fliegen kann und mich auch all die Notfälle, Nur-kurz-Mal-Situationen und Katastrophen nicht aus der Bahn werfen werden.

Ich weiss nicht, ob GTD für jeden ist. Es erfordert am Anfang viel Disziplin. Später wird vieles automatisch. Es gibt für GTD gute technische Unterstützungen. Es geht aber auch komplett auf Low-Tech. Manchmal würde ich gerne auf die Low–Tech–Variante umsteigen. Auf der anderen Seite hilft die Software aber dann doch zu sehr, weil man viel Übertragen und Abschreiben und eine Menge Papier spart. Sicherlich ist GTD nicht für jeden. Man muss die Startphase überstehen. Man darf sich durch nichts von seiner Systematik abhalten lassen und man muss die Zeit für die Wochendurchsicht finden. Letztere verschiebt sich bei mir auch ab und an und wenn es sein muss, gibt es auch mal eine sehr verkürzte Wochendurchsicht. Aber es gibt immer eine. Und da muss man durch.

Ich persönlich habe mein System gefunden und werde daran festhalten. Teil einer solchen Selbstverwaltung ist natürlich immer auch die Optimierung der Selbstverwaltung selbst. Insofern weiss ich nicht, wie mein GTD nächstes Jahr aussehen wird. Aber in der Methodik fühle ich mich zu Hause und ich kann sie nur jedem empfehlen. Vor allem denjenigen, die mich immer damit nerven, dass sie alles immer wieder vergessen oder unehrlich zu sich und mir sind, wenn es darum geht, Absprachen einzuhalten. Aufgaben, die man nicht schaffen kann, darf man nicht annehmen!

So, ich werde dann jetzt mal von der freigeschaufelten Zeit mit meinem alten Freund Lars lecker Sushi essen gehen!