MyGTD v1.5 – Wie sich meine GTD-Routinen ändern

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Never change a running System. Hatte ich nicht an genau dieser Stelle mehrfach davon berichtet, wie toll mein GTD-System ist? Warum sollte ich dieses System ändern? Nun, nachdem sich mein Betätigungsfeld geändert hatte, zeigten sich einige Probleme des aktuellen Systems:

Für die Wochenrevision, die ich bislang immer am Freitag durchgeführt hatte, steht mir nun nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung. Viel mehr war es so, dass ich die Wochenrevision nur noch dazu benutzte, meine Aufgaben aus dem Notizbuch ins OmniFocus zu übertragen und die Mails, die ich zuvor nach @ACTION verschoben hatte in Aufgaben im OmniFocus zu verwandeln. Die so wichtige Priorisierung und Terminierung der Aufgaben hatte dann keine Zeit mehr. Und so kam es, dass es einige Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder Mails gar nicht ins GTD-System schafften, bevor der Termin bereits abgelaufen war.

Das Lösungsprinzip lag auf der Hand: Ich musste die Eingabequellen (Notizbuch, Besprechungsnotizen, Mailordner) weiter reduzieren und Arbeitsschritte einsparen. Bei der Gelegenheiten ließ ich aber gleich noch ein paar Ideen mit einfließen, auf die ich zwischenzeitlich gestoßen war und die ich mittlerweile erfolgreich testen konnte.

Die Überlegungen brachten folgende Änderungen in meinem Verhaltensmustern und Routienen:

Aufgaben notiere ich nun ausschließlich auf dem Mac oder im iPhone. Zwischenschritte über Protokolle, Notizen usw. versuche ich wo immer es geht zu vermeiden. So mache ich mir z.B. während der Besprechungen Notizen. Sobald sich eine Aufgabe daraus ergibt, markiere ich diese und verwende den Shortcut, um den markieren Bereich in OmniFocus zu übernehmen. So landet die Aufgabe schon mal mit einem Arbeitstitel im Eingang. Wichtig dabei: Termine trage ich hier schon mal direkt mit ein (ggf. ein paar Tage vorher), so dass mir nichts mehr durch die Lappen gehen kann.

Es hat sich herausgestellt, dass Meetings bei mir häufig vormittags stattfinden, so dass ich den Vormittag für Gespräche und Treffen verwende und in der Regel nachmittags andere Arbeiten platziere.

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Für größere Aufgaben habe ich mir die Pomodoro Technik (Wikipedia) angeeignet. Im Schnitt schaffe ich nicht viel mehr, als 2-3 Pomodoros am Tag. Daneben arbeite ich eine Menge kleinteiliges Zeug aus meiner GTD-Liste ab.

Für jeden Tag lege ich mir eine Hauptaufgabe zurecht, die ich auf jeden Fall an diesem Tag schaffen muss. Je nach Aufgabentyp reserviere ich mir auch gleich noch 2 – 4 Pomodoros Zeit dafür im Kalender.

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Erinnerungen auf dem iPhone

Für diese Technik gibt es übrigens auch ein Tool. Wobei ich den entscheidenden Vorteil zu einem Kalender mit einem Eintrag noch nicht wirklich nachvollziehen kann.

Aber wo kommen diese Hauptaufgaben, die Reservierungen etc. her? Wie erreiche ich es, dass alles zur rechten Zeit zum Abarbeiten ansteht?

Dafür gibt es weiterhin die Wochenrevision. Diese findet für mich nun immer montags statt und wird beendet – egal, wie lange sie dauert. Der Plan für die Woche muss Montag Abend stehen, bevor ich nach Hause gehe. Tatsächlich habe ich die benötigte Zeit dafür jetzt auf ca. 2 x 25 Minuten runter gedrückt. Dazu kommt noch ein Abgleich mit den Projektplänen für meine Abteilung.

Entscheidend ist für mich, für jede Aufgabe das richtige Werkzeug zu haben und nicht überlegen zu müssen, was wofür eingesetzt wird.

Mein Notizbuch dient der Sammlung von Ideen, Skizzen inkl. Kritzeln und Grübeln, der Aufzeichnung von Beobachtungen usw. Dabei wende ich die Notizbuchregeln an, die ich auf dem Notizbuchblog gefunden habe.

Das iPhone dient der Erfassung von Aufgaben (OmniFocus für iPhone), als Terminkalender (iCal via Exchange und iCloud) und als Erinnerung für die Hauptaufgaben.

Fast alles andere läuft über den Mac. Die GTD Aufgabenverwaltung / Selbstorganisation läuft über OmniFocus. Für das konzentrierte Arbeiten nach der Pomodoro Technik setze ich die gleichname Anwendung ein. Diese besticht durch ein Userinterface, das einfach mal nicht im Weg ist.

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In der Menüleiste zeigt sich die Anwendung lediglich als Uhr mit einem 25-Minuten Countdown. Klickt man auf die Uhr, erscheint ein Menü, über das man z.B. neue Pomodoros starten oder beenden kann etc.

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Sehr gelungen finde ich die Zusammenarbeit mit Skype und iChat. Sobald man eine Pomodore startet, wird der Skype-Status angepasst.

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Die klassische Projektplanung (Mitarbeiter, Meilensteine, Abhängigkeiten) erledige ich mit OmniPlan. Jedes Projekt existiert im OmniPlan und im OmniFocus, wobei OmniPlan sagt, welche Projektphasen wann mit wem anstehen und OmniFocus weiss, was genau meine nächste Aufgabe in dem Projekt ist. Letzteres ist in der Regel sehr kleinteilig („Lars nach dem aktuellen Stand befragen.“, „Mit Michael Skizze über den Status-Quo erstellen“, „Entwurf an alle Projektbeteiligten mailen“, …).

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Regeltätigkeiten im OmniFocus auf dem Mac mit Theme vom OFThemes

Meine Brainstormings mache ich noch immer mit MindNode Pro auf dem Mac und MindNode Touch auf dem iPhone (hier schon mal erwähnt). Hiermit trage ich Ideen zusammen, überlege mir Aufgaben und Aufgabenblöcke, Lösungsvarianten oder vermutete Probleme und wie ich damit umgehe. Hier gibt es eine Überschneidung zum Notizbuch. Die Medienwechsel hier sind aber durchaus gewollt und sollen mir einfach das Thema noch mal von einer anderen Seite zeigen.

Aufzeichnungen mache ich heute vornehmlich mit OmniOutliner Pro. Hierzu zählen vor allem Besprechungsnotizen, Tabellen (Gegenüberstellungen, kleine Kalkulationen, Aufstellungen, …), Gliederungen von Texten und Vorträgen, Checklisten usw.

Für das Schreiben längerer Texte setze ich auch heute noch gerne WriteRoom ein (mit einer sehr schönen Lion-Integration). Es verhindert, dass ich mich absichtlich oder versehendlich mit irgendwelchen „Features“ rum schlage, obwohl ich doch nur etwas zusammenschreiben möchte. Die Verarbeitung des Textes geht danach dann in einem mehr oder weniger geeigneten Programm zur Textverarbeitung weiter. Hand aufs Herz: MS Word für Mac im Fullscreen-Mode würde es auch tun. Und meistens verlasse ich OmniOutliner gar nicht. Auch hier gibt es seit Lion eine Vollbilddarstellung.

Seit ein paar Wochen setze ich meine angepasste Strategie um, um Dinge geregelt zu bekommen. Und bin sehr zufrieden damit. Bald toppen wieder viele Projekte gleichzeitig hoch und sehr viele Leute wollen gleichzeitig etwas von mir. Dann wird sich zeigen, wie krisensicher das neue System ist.

PS: Für diejenigen, die bislang noch nicht so viel Erfolg mit ihrem GTD-System hatten, gibt es Restart GTD (via Toolblog).