Getting my things done

Als ich noch Single war schaute ich mir noch Internetseiten an, um zu entscheiden, was ich denn heute noch machen würde, bastelte dann aber oft am Computer rum, schrieb Songs oder dachte über die Vorzüge eines vorzeigen Ablebens nach.

Die Situation auf Arbeit war leider zu dem Zeitpunkt nicht wirklich gut für meine Promotion. Jedenfalls war es das, was ich mir und meinen Lieben klarzumachen versuchte. Heute habe ich Frau, Kind, Kind zwei ist unterwegs und mache nicht nur Musik, sondern fotografiere auch noch gerne. Trotzdem geht es mit der Promotion jetzt besser voran.

Es ist allgemein bekannt, dass man Dinge erst zu schätzen weiss, wenn sie weg sind – oder rar in diesem Fall. Die Rede ist von Zeit.

Die Schule soll ja bekanntlich auf das Leben vorbereiten. Etwas, das nur annähernd in die Richtung Organisation, Zeit- oder Selbstmanagement geht habe ich persönlich dort nicht mitbekommen. Gerade im Studium dann wäre es höchste Zeit für die Erstsemester ein paar Stunden zur Organisation zu organisieren. Aber vermutlich ist es bei diesem Thema, wie bei so vielen anderen auch. Man muss erst einmal sehen, wie der ganze Karren gegen die Wand fährt, bevor einmal klar wird, dass man ein Konzept brauchen könnte.

OmniFocus für Mac

Sich organisieren heißt auch, sich Regeln zu unterwerfen. Getting Things Done (GTD) erfasst den privaten Bereich genauso, wie den beruflichen. Legt man sich damit nicht Ketten an? Die Antwort lautet ja und nein. Seine Pflichten zu organisieren heisst auf der anderen Seite, sich Freiheiten zu schaffen. Und selbstverständlich habe ich kein Projekt in meiner GTD-Liste, in der steht: “Meinen Sohn und meine Frau lieb haben!” Aber leider gibt es auch im Privatleben Verpflichtungen, die man nicht wegdiskutieren kann. Diese reichen von zu bezahlenden Rechnungen (die in der Regel nicht auf der GTD-Liste landen) bis hin zum Fragebogen zu den Rentenlücken, was für mich schon wieder ein kleines Projekt bedeutet, weil ich 15 Jahre zurückliegende Arbeitsverträge etc. nicht gerade sofort griffbereit habe und dann noch mit Begaubigung… Oj Gewalt!

Ich bin zu GTD bei der Suche nach einer “vernünftigen Aufgabenverwaltung” für das iPhone gekommen. Das grandiose iPhone hat nämlich von Hause aus einfach keine Aufgabenverwaltung. Das sorgt dafür, dass es etwa 10 Milliarden iPhone-Apps gibt, die das Problem lösen. Bei meiner Suche habe ich herausgefunden, dass sich diese Applikationen in der Regel in zwei Klassen teilen lassen:

1. Die Apps, die nur und ausschließlich die Aufgaben auf dem iPhone verwalten und sonst keinerlei Schnittstelle nach außen bieten.
2. Die Apps, bei denen man seine Aufgabenlisten auf irgendwelchen mehr oder weniger ominösen Servern ablegt und dann z.B. über einen Webbrowser wieder abrufen kann.

Eine Ausnahme bietet hier OmniFocus. Ein Programm der OmniGroup. Diese ist mir bestens bekannt durch das beste Vektorzeichen- und -konstruktionsprogramm, dass ich bislang hatte, nämlich OmniGraffle. OmniOutliner lag in einer Demoversion meinem MacOS X Tiger bei und begleitet mich bei der Strukturierung vieler Texte und Aufgaben. OmniFocus ist eine Applikation für den Mac, die GTD unterstützt. Natürlich kann man an diesem Konzept vorbei auch ganz einfache Aufgabenlisten führen. Das ignoriert aber das große Potential, das hinter der Kombination aus Konzept und Werkzeug liegt.

OmniFocus für iPhone kann völlig unabhängig von OmniFocus für Mac arbeiten, ist aber selbstverständlich nicht das Werkzeug der Wahl für die große Übersicht oder ausführlichere Notizen. Allerdings werden diese Mankos sehr elegant umgangen, indem ich an Aufgaben im iPhone auch Fotos und Audioaufzeichnungen hängen kann. D.h. ich gebe dem “Kind” nur einen Namen und quatsch den Rest einfach dazu oder mache schnell eine Skizze auf Papier oder sonst wo hin und fotografiere diese ab.

Auch die Desktopvariante lässt zu, beliebige Attachments zu den Aufgaben hinzuzufügen bis hin zu Links zu Ordnern oder E-Mails usw., so dass ich immer alles schnell beisammen habe.

Wer wissen will, wie GTD funktioniert, der kann die Grundzüge im Netz nachlesen. Dauert nicht lange und bringt einem am Ende nicht nur den Überblick über das, was man schaffen kann und was nicht, sondern auch die Gewissheit nichts wichtiges auf dem Weg zu verlieren und ein echt gutes Gefühl, weil man nicht ständig damit beschäftigt ist dies oder das nicht zu vergessen oder die Ungewissheit, ob das nicht noch was anderes anstand. Es trainiert ferner auf einem Weg gleich mehrere Dinge abzuhaken bzw. zusammenzulegen (“Das kann ich gleich morgen zusammen mit XY erledigen.”). Ergebnis: Tatsächliche Zeitersparnis und realistische Betrachtung der eigenen Ressourcen und damit auch gerne und oft die Ablage P für Aufgaben, die dann vielleicht doch nicht so wichtig sind.

Der Wikipedia-Artikel zu GTD beschreibt noch einmal kurz und knackig das Konzept, liefert gleich noch Mindmaps dazu und stellt vor allem eine Liste mit GTD-Werkzeugen zur Verfügung, die zumeist kostenlos und für unterschiedliche Plattformen verfügbar sind.

Eigentlich braucht man für GTD nur ein Notizbuch und definierte Orte für Inbox(en), Projekte und Referenzen. Mein OmniFocus befreit mich jedoch von Papier, das ich gar nicht will und vor allem von den 43 Ordnern, die ich in der Papiervariante durchaus abschreckend finde.

Sehr nützliche Tipps z.B. zum Umgang mit E-Mails, dem Palm Pilot etc. findet man auf der Webseite von David Allen, von dem es auch ein Buch zum Thema gibt. Dieses besitze ich nicht und kann daher auch nichts dazu sagen.

“Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag” (David Allen)