Ist die Zeit langsam reif für das papierlose Büro?

Die Papierberge lichten sich langsam im Büro. So sieht es zumindest bei mir aus und auch in der Verwandtschaft und im Freundeskreis gibt es Berichte darüber. Zumindest die E-Mails werden nicht mehr alle ausgedruckt und abgeheftet. IMAP-Server und funktionierendes Backup oder ein Dienstleister, der genau das bietet schaffen langsam immer mehr Vertrauen in die digitale Ablage.

Bei mir war es vor allem Spotlight, das Suchsystem von MacOS X, das in mir den Wunsch weckte, mich mehr und mehr vom Papier zu trennen.

Schlüsseltechnologie beim Abschied vom Papier ist der Scanner. Bei mir im Büro steht ein schlichter Flachbettscanner auf dem Schreibtisch neben dem TFT und hier zu Hause ist es nicht anders. Handschriftliche Notizen, Briefe und sogar ausgewählte Zettel vom Pizzalieferservice werden gescannt und landen als PDF (nicht gerade die platzsparende Variante) auf einer externen Festplatte, die ich mit mir rum trage und regelmäßig sichere.

Aber auch, wenn man nicht scannt, fällt auf, dass immer mehr Dokumente als Word-Datei (ja, die Welt ist nun einmal so) oder PDF via E-Mail hin und her geschickt werden. Vieles davon lebt nur einige Tage, Wochen oder Monate.

“Der Laserdrucker ist der Tod des papierlosen Büros.”, hat mein Schwager mal gesagt. Ich weiss nicht, ob er das zitiert hat. Wenn ich mir die Berge ansehe, die täglich aus unserem Laserdrucker in der Uni quellen, muss ich Thomas zustimmen. Es ist zu einfach, auf “Drucken” zu klicken und Minuten später beim Abteilungslaser vorbeizuschauen. Oft genug werden die Papierstapel auch vergessen. So wichtig war das!

Immer häufiger wird aber mittlerweile auf das Ausdrucken verzichtet. Das Drucken ist nicht das Problem. Aber die Berge von Papier, die man nicht mehr bewältigen kann und vor allem das Ausfiltern der Dinge, die noch wichtig sind und das, was weg kann.

Was drucke ich heute noch?

• Korrekturfahnen: Damit meine ich Fachartikel, die ich publizieren möchte, Abschnitte aus meiner Promotion etc. Alles, was also wirklich in ein Buch oder eine Zeitschrift/Zeitung gedruckt wird. Das Korrigieren auf dem Papier fällt mir noch immer leichter, als das am Bildschirm. Hingegen lese ich jede Art von E-Mails, Webartikel usw. am Bildschirm Korrektur. Hat vermutlich viel mit Gewohnheit zu tun.
• Fachartikel: Artikel, die ich für meine Arbeit bzw. meine Promotion brauche, muss ich nicht nur lesen, sondern begreifen. Sie müssen irgendwie in meinen Kopf, einsortiert und bewertet werden. Dazu drucke ich sie aus und mache mir reichlich Randnotizen, lege Mindmaps dazu an und hefte sie dann ein. Zusätzlich behalte ich die Artikel immer noch elektronisch. Die Suche nach Begriffen und das “Dabeihaben” gestaltet sich am Computer einfacher. Das Erinnern an einen Artikel funktioniert aber am besten über die eigenen Schmierereien. Das Wissen geht hier über meine eigene Hand und über die Individualität des Seitenbildes in meinen Kopf.
• Briefe: Behörden möchten heute noch immer gerne Papier. Da hilft meist auch keine digitale Signatur. Lieferanten und sogar Versicherungen etc. kommen heute meist auch mit E-Mail aus. Persönliche Briefe gibt es auch noch. Die schreibe ich aber auch mit der Hand.
• Spickzettel: Damit meine ich Packlisten, Merkzettel, Hilfen, … für unterwegs oder bei Arbeiten, die das Hantieren mit dem iPhone ausschließen. Ansonsten tippe ich auch was auf dem Mac, was ich dann für unterwegs aufs iPhone lade. Auch JPEGs oder PDFs helfen, für die es jeweils Betrachter auf dem iPhone gibt.
• Diskussionsgrundlagen: Auch andere berichteten davon, das Papier noch gerne für Gespräche “am runden Tisch” oder für Sitzungen verwendet werden. Für solche, wo ich meinen Laptop nicht dabei haben kann und wo das Display des iPhones zu klein ist, habe ich auch eine sehr schöne lederne Schreibmappe mit, in der ich dann ein paar Seiten (meist zusammenkopiertes) aufhebe. Dazu mache ich mir dann Notizen, die ich dann danach noch mal ordentlich abtippe oder zuordne oder einfach wieder scanne und speichere. Tafelbilder, Plakate und Co werden mit Kamera oder Handy abfotografiert und ebenfalls digital archiviert.

Und dann gibt es natürlich noch das Papier, das von außen “rein kommt”:

Dazu zählen Zeitschriften, die ich nach und nach gegen E-Papers austausche, weil das leichter zu archivieren ist und ich in Fachzeitschriften eher suche, als darin zu schmökern. Mein Schwarzweiss Magazin möchte ich natürlich nach wie vor in Papier haben. Denn hier kommt es auf den Druck an. Die 14-tägig erscheinende Computer Zeitung landet all zu oft einfach nur auf dem Stapel.

Briefe von Behörden, Versicherungen, Banken und anderen Institutionen gibt es natürlich auch noch. Das “Keine Werbung”-Schild am Briefkasten hat die Papiermasse im Briefkasten noch einmal kräftig reduziert. Aber wie oben bereits erwähnt: Vieles lässt sich bereits elektronisch abwickeln und ist so auch besser zu finden, weiterzuverarbeiten und zu archivieren.

Ein paar Worte noch zum Archivieren:

Archivieren auf CD-R ist keine so gute Idee, wie es scheint. CDs halten nur eine kurze Zeit. Wer länger auf CDs archivieren will, braucht spezielle CDs oder DVDs, wie die von Kodak. Die preiswerteste Variante sind heutzutage externe Festplatten (USB, Firewire, …). Hier ist vor allem auf die Redundanz zu achten. Ich habe meine kleine USB-Festplatte immer in der Tasche und habe ein Time Machine-Backup davon. Das ist mir eigentlich ein Backup zu wenig. Denn eigentlich sollte es jeweils ein passives und ein aktives Backup geben. Was ist z.B. bei einer Überspannungsspitze während des Backups? Im schlimmsten Fall sind danach beide Festplatten kaputt und ich habe keine Daten mehr. Es muss natürlich keine Überspannung sein. Auch ein Mac ist nicht frei von Fehlern und könnte (von sich aus oder durch externe Software getrieben) alle angeschlossenen Festplatten aus dem Tritt bringen. Daher: Immer eine Original und mindestens zwei Backups. Davon kann eine Sicherung natürlich die Time Machine-Backup sein.

Hier noch ein paar Links zum Thema:

• Fragen und Antworten bei “Wer-Weiss-Was?”
• Der Anbieter, der sich rechtzeitig die Domain “daspapierlosebuero.de” gesichert hat.
• Steve Ballmer von Microsoft orakelt auch zum Thema.

Aufruf!

Nun lade ich zur Diskussion zum Thema ein. Wie sind Eure Erfahrungen? Wie viel Papier habt Ihr noch (privat und auf Arbeit)? Wo kann man sparen? Wo kann man optimieren? Gibt es tolle Werkzeuge (Programme), die man kennen muss? Was sollte man auf jeden Fall auf Papier behalten?