WordPress als Arbeitsgruppenwerkzeug

Wiki-Systeme sind häufig als Wissensdatenbank (Knowledgebase) für Abteilungen, Firmen oder firmenübergreifend anzutreffen. Der Umgang mit einem Wiki verlangt jedoch hohe Disziplin. Gerne verwandelt sich das Abteilungswiki zum Datengrab mit Unmengen an Informationen, die nicht wieder zu finden sind. Ich selbst habe in der Vergangenheit bereits so eine Müllgrube für an sich wesentliche Informationen erstellt.

Auf der Suche nach Alternativen kam mir eine Idee, die die einfache Handhabung von Wikis mit einer vorgegebenen Struktur kombinieren könnte. Auch ein Ansatz der auch funktionieren könnte: Ein Weblog.

Natürlich ist hier kein Weblog, wie dieses hier gemeint. Vielmehr rede ich von einem Weblog, das nur von Mitglieder gelesen werden kann, also nicht öffentlich ist und das strikten Regeln folgt. Diese könnten wie folgt aussehen:

  • Projekte sind Kategorien und werden nur von bestimmten Personen angelegt (z.B. Arbeitsgruppenleiter).
  • Projekte können Unterprojekte haben (Unterkategorien). Weitere Hierarchien sollten der Übersichtlichkeit wegen vermieden werden.
  • Tags werden für die Querverbindungen in Projekten verwendet, z.B.: Spezifikation, Dokumentation, Anbieter, Werkzeuge, Beschluss, Sitzungsprotokoll, usw. (auch hier gilt: So wenig, wie möglich!).
  • Dokumente werden jeweils über Artikel ins Blog gebracht. Revidierte Versionen können über Kommentare verlinkt werden oder als neuer Artikel, wenn die neue Version einen irgendwie gearteten neuen Meilenstein in der Diskussion darstellt.
  • Diskussionen der Arbeitsgruppe sollten von E-Mails auf das Blog verlagert werden, sofern es sich um Themen handelt, die die jeweiligen Projekte betreffen. Mindestens sollten jedoch Zusammenfassungen wieder der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden.

Ergebnis ist eine Chronologie eines jeden Projektes. Klickt man ein Projekt an, so erhält man immer die letzten Artikel, Dokumente, Programmversionen etc. zum Projekt. Eine Volltextsuche, findet zumindest alle Textstellen in den Artikeln, wenn auch nicht in den verlinkten Dokumenten. Die Tags können dazu benutzt werden, um zum einen die Frage zu beantworten, wie es in anderen Projekten aussieht oder sogar Vorlagen für neue Projekte zu liefern (Wiederverwendbarkeit). Das ist vor allem Relevant für verwendete Werkzeuge, wie IDEs, Bibliotheken, Tools etc.

Von Medieneinbettung sollte starker Gebrauch gemacht werden. Zu bevorzugen sind Bilder, wie PNGs und JPEGs z.B. für Screenshots, Scans von Handnotizen, Fotos von Tafeln, Diagramme usw., Filme, die z.B. Howtos wiedergeben, Interviews o.ä. und Mindmaps als Flash- oder Javainhalt möglichst mit verlinkten Artikeln etc. Die Medieninhalte müssen gut im Artikel beschrieben werden, weil sie sonst durch Volltextsuche nicht leicht zu finden sind.

Vorteile eines Weblogs als Wissensdatenbank

  • Artikel, Diskussionen usw. können von modernen Mailreadern in Form von RSS-Abonnements mitverfolgt werden. Niemand muss noch an einer weiteren Stelle nach Neuigkeiten suchen!
  • Diskussionen sind für alle gleich organisiert gespeichert. Einfach kann via E-Mail ein Link zum Auffinden des richtigen Diskussionsfadens zugestellt werden. Die Mailfolder werden entlastet.
  • Ältere Artikel, Webseiten und sogar Diskussionsbeiträge etc. können leicht verlinkt werden.
  • Das System hat automatisch die Ordnung nach Projekt und Zeit und kennt weitere Querverweise über die Tags und evtl. auch einfache Hyperlinks.
  • Als Bedienoberfläche dient eine mittlerweile sehr einfach zu bedienendes Webinterface.
  • Gelesen werden kann der Inhalt praktisch von überall her. Es wird nur ein Webbrowser und der entsprechende Zugang benötigt.
  • Wer mehr haben will, als das Webinterface kann sich eines geeigneten Weblog-Editors bedienen, den es für fast jede Plattform bis hin zum iPhone gibt.

Nachteile

  • Die Strukturen sind fest und können nur schwer erweitert werden. Man kann das System so nehmen, wie es ist oder nicht. Wikis sind hier sehr viel flexibler (darin liegt auch die Gefahr).
  • Die Verwendung von Mediawiki als Wissensdatenbank ist State-of-the-Art mit WordPress weicht man hier vom Standard ab.
  • Es gibt nur eine sehr einfache Rechteverwaltung für die Artikel und Kommentare.

Fragen und Aufforderungen

Wer hat ein ähnliches Vorhaben schon mal umgesetzt und Erfahrungen damit? Wer hat noch weiterführende Ideen oder Vorschläge? Sobald ich die Möglichkeit hatte, mit der Idee Erfahrungen zu sammeln, lasse ich diese wissen. Ich würde es sehr gerne mal ausprobieren.

2 Gedanken zu „WordPress als Arbeitsgruppenwerkzeug“

  1. Ich finde die Idee sehr spannend und könnte mir gut vorstellen, das auch mal einzusetzen. Allerdings widerstrebt es mir, noch ein weiteres Datengrab einzurichten. Wir verwenden im Moment für solche Dinge eine Kombination aus Wiki und Ticketsystem (Mantis). Vor allem das Ticketsystem wird aber natürlich weiterhin benutzt, da es durch das Blog nicht ersetzt werden kann. Beim Wiki sieht das u.U. durchaus anders aus. Ich muss mal drüber nachdenken.
    Wenn Du mehr Erfahrungen gesammelt hast, teile sie mit :-)

  2. Wir sind in der angenehmen Situation, die Arbeitsgruppen gerade neu gewürfelt zu haben und noch kein Wiki im Betrieb zu haben. Eine Migration kann sicher nur Schrittweise geschehen: Neue Projekte ins neue System. Danach dann alles neue zu den alten ins neue System. Mal sehen, wie gut die Idee bei uns intern überhaupt angenommen wird.

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