Aufgaben in Kontextlisten verstecken

Einer der entscheidenden „Tricks“ bei GTD ist die Übertragung der anstehenden Aufgaben in Kontextlisten. Die Idee dahinter ist die, dass ich egal, wo ich gerade bin (@Büro, @Daheim, @Besorgungen, …) die passende Liste zur Hand nehme und mir eine geeignete Aufgabe von dieser Liste suche, die ich dann abarbeite.

Solche Listen kann man sich mit beliebiger Software oder auch auf Papier anlegen. Ich benutze OmniFocus (für Mac und iPhone) als GTD-System. Dieses Programm unterstützt für jede Aufgabe die Angabe eines Projektes, zu dem die Aufgabe gehört und die Angabe eines Kontextes, in dem die Aufgabe erledigt werden kann. Neben Orten gibt es auch Kontexte, die von Voraussetzungen, wie Geräten oder Gegebenheiten abhängen, wie z.B. @Online, @Telefon,@Lesen/Durcharbeiten. Und dann gibt es noch Personenkontexte, wie @Besprechungen.

Der große Vorteil:

  • Wenn ich kommenden Dienstag auf Dienstreise gehe, kann ich mir die Materialien auf das Netbook kopieren, die nicht von Internet, Telefon oder Materialien in meinem Büro oder anderswo abhängen.
  • Wenn ich eine Besprechung mit irgendjemanden plane, kann ich meine Besprechungslisten durchsehen, damit ich gleich die wichtigsten Dinge mit dieser Person zur Sprache bringen kann usw.

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Das Widget „Where To Focus“ hilft einem dabei, Kontextlisten mit besonders vielen Aufgaben ausfindig zu machen. Das müssen im Zweifel natürlich nicht die dringendsten sein.

Kontextlisten taugen aber auch dazu, Aufgaben zu verstecken. Ich rede hier nicht von bewusstem Verstecken – allenfalls unterbewusst.

Wie funktioniert das? Frei nach dem Motto: Mehr bringt mehr, neigte ich dazu sehr viele unterschiedliche Listen anzulegen. OmniFocus unterstütz auch Hierarchien, wie z.B. “@Büro : Allein” und “@Büro : Nachmittags”. Der springende Punkt ist der: Wenn ich eine Aufgabe auf eine Kontextliste packe, die ich niemals ansehe, weil ich nicht gezielt wahrnehme, dass ich mich in diesem Kontext befinde, werden die Aufgaben auch nie abgearbeitet. Vielleicht bin ich öfter mal im Büro allein. Solange ich dann aber nicht die Liste “@Büro : Allein” ansehe, werden die Aufgaben dieser Liste auch nie erledigt.

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Es gilt hier also, wie so oft: Weniger ist mehr. Ich versuche so wenig wie möglich Kontexte zu pflegen. @Telefon macht für mich z.B. wenig Sinn. Ich erledige fast nichts über Handy, weil mir dann oft Unterlagen, was zum Schreiben fehlt etc. Also setze ich diese Dinge dann lieber auf die List @Büro oder @Daheim, wo alles beisammen liegt. @Lesen/Durcharbeiten hingegen werde ich jetzt noch mal unterteilen in : Büro und : Daheim, weil es halt viele Dinge gibt, die ich mir zu Hause ansehen will, die aber meiner Meinung nach nichts im Büro zu suchen haben. Jeder muss also die Listen finden, die für ihn Sinn machen. Und man muss zusehen, dass man jeden Kontext auch mal anspringt – d.h. sich in die Situation bringt und abarbeitet. Meine Listen @Besorgungen : Bauhaus und @Besorgungen : Möbelhaus können unendlich lang werden, wenn ich nicht irgendwann meinen Hintern da hin bewege!

In diesem Sinne… An die Arbeit!