Im Büro eilt mir mittlerweile schon der Ruf voraus, ich würde praktisch überall mit meinem Netbook oder einem schwarzen Notizbuch auftauchen. Das ist wenig überraschend. Schließlich möchte ich irgendwo einen Diskussionsstand festhalten und Aufgaben erfassen. Selbst wenn es Aufgaben anderer sind, möchte ich das irgendwo notiert haben. Entscheidend ist der Überblick: Was passiert in welchem „Projekt“ als nächstes.
Never change a running System. Hatte ich nicht an genau dieser Stelle mehrfach davon berichtet, wie toll mein GTD-System ist? Warum sollte ich dieses System ändern? Nun, nachdem sich mein Betätigungsfeld geändert hatte, zeigten sich einige Probleme des aktuellen Systems:
Für die Wochenrevision, die ich bislang immer am Freitag durchgeführt hatte, steht mir nun nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung. Viel mehr war es so, dass ich die Wochenrevision nur noch dazu benutzte, meine Aufgaben aus dem Notizbuch ins OmniFocus zu übertragen und die Mails, die ich zuvor nach @ACTION verschoben hatte in Aufgaben im OmniFocus zu verwandeln. Die so wichtige Priorisierung und Terminierung der Aufgaben hatte dann keine Zeit mehr. Und so kam es, dass es einige Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder Mails gar nicht ins GTD-System schafften, bevor der Termin bereits abgelaufen war.
Das Lösungsprinzip lag auf der Hand: Ich musste die Eingabequellen (Notizbuch, Besprechungsnotizen, Mailordner) weiter reduzieren und Arbeitsschritte einsparen. Bei der Gelegenheiten ließ ich aber gleich noch ein paar Ideen mit einfließen, auf die ich zwischenzeitlich gestoßen war und die ich mittlerweile erfolgreich testen konnte.
Einer der entscheidenden „Tricks“ bei GTD ist die Übertragung der anstehenden Aufgaben in Kontextlisten. Die Idee dahinter ist die, dass ich egal, wo ich gerade bin (@Büro, @Daheim, @Besorgungen, …) die passende Liste zur Hand nehme und mir eine geeignete Aufgabe von dieser Liste suche, die ich dann abarbeite.
Solche Listen kann man sich mit beliebiger Software oder auch auf Papier anlegen. Ich benutze OmniFocus (für Mac und iPhone) als GTD-System. Dieses Programm unterstützt für jede Aufgabe die Angabe eines Projektes, zu dem die Aufgabe gehört und die Angabe eines Kontextes, in dem die Aufgabe erledigt werden kann. Neben Orten gibt es auch Kontexte, die von Voraussetzungen, wie Geräten oder Gegebenheiten abhängen, wie z.B. @Online, @Telefon,@Lesen/Durcharbeiten. Und dann gibt es noch Personenkontexte, wie @Besprechungen.
Der große Vorteil:
Das Widget „Where To Focus“ hilft einem dabei, Kontextlisten mit besonders vielen Aufgaben ausfindig zu machen. Das müssen im Zweifel natürlich nicht die dringendsten sein.
Aufgaben in Kontextlisten verstecken weiterlesen
Reden wir einmal über E-Mail im allgemeinen und Postbox 2 Beta 3 im Speziellen (Verfügbar für Mac und Windows).
Ich bin sehr genügsam, was meine E-Mailclients angeht. Ich habe bereits mit Thunderbird, Apple Mail, mutt oder Gnu Mail (Emacs) gearbeitet. Der Mailclient ist dabei weniger wichtig, als wie man damit umgeht.
Umgang mit Mail im allgemeinen und mit Postbox 2 Beta 3 im speziellen weiterlesen
Ich habe meiner GTD-Webseite Links zu Zen To Done, 10 big ideas from GTD und GeeTeeDee hinzugefügt.
Der Wegwerftag ist auch so eine Idee aus David Allens Buch Getting Things Done. Die Idee ist, ein oder zwei Mal im Jahr sein gesamtes Arbeitsmaterial wieder auf einen Stand zu bringen, der das Arbeiten leicht macht und das Spasspotential erhöht. Im Büro habe ich das schon Anfang des Jahres durchgezogen, heute kam der Frühjahrsputz in meinen Arbeitsmaterialien zu Hause dran.
Seit längerem verfolge ich das minimal mac Blog. Nun sind über diesen Weg weitere „minimal“-Blogs im Bolgroll dazu gekommen, die ich an dieser Stelle weiterempfehlen möchte:
GTD habe ich für meinen Job bei der Uni für mich erarbeitet. Ich ging eigentlich fest davon aus, dass das GTD-System während meiner Elternzeit „schlafen“ würde. Aber weit gefehlt. Ich brauche diese Systematik mehr denn je.
Was sich im Beruf an Hektik, Unterbrechungen und Paniksimulation mit Hilfe von Erfahrung, Wissen und einer guten Ausbildung kompensieren lässt, trifft mich als Amateurvater in der Elternzeit mit brutaler Härte. Dem kann ich nur Liebe, Gelassenheit und eine verlässliche Systematik entgegensetzen. GTD ist dabei nicht der einzige, aber zumindest ein möglicher Weg.
Der Schrank stand schon seit Dienstag bei uns aufgebaut im Flur. Heute bin ich endlich dazu gekommen, ihn auch in Betrieb zu nehmen.
Die Lösung gefällt mir gut für unser Wohnzimmer. Wird der Computer nicht gebraucht, verschwindet er in komplett in einem Schrank. Das wichtigste aber ist, dass meine Süßen jetzt im Schlafzimmer in Ruhe schlafen können, während ich noch ein paar Bilder bearbeite oder Texte verfasse.