{"id":2505,"date":"2012-01-14T18:00:11","date_gmt":"2012-01-14T17:00:11","guid":{"rendered":"https:\/\/weblog.hildania.de\/2012\/01\/14\/mygtd-v1-5-wie-sich-meine-gtd-routinen-andern\/"},"modified":"2012-01-14T18:00:11","modified_gmt":"2012-01-14T17:00:11","slug":"mygtd-v1-5-wie-sich-meine-gtd-routinen-andern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/2012\/01\/14\/mygtd-v1-5-wie-sich-meine-gtd-routinen-andern\/","title":{"rendered":"MyGTD v1.5 – Wie sich meine GTD-Routinen \u00e4ndern"},"content":{"rendered":"
\n \"20110716-IMG_8596.jpg\"\n<\/div>\n

Never change a running System. Hatte ich nicht an genau dieser Stelle mehrfach davon berichtet<\/a>, wie toll mein GTD-System<\/a> ist? Warum sollte ich dieses System \u00e4ndern? Nun, nachdem sich mein Bet\u00e4tigungsfeld<\/a> ge\u00e4ndert hatte, zeigten sich einige Probleme des aktuellen Systems:<\/p>\n

F\u00fcr die Wochenrevision, die ich bislang immer am Freitag durchgef\u00fchrt hatte, steht mir nun nicht mehr gen\u00fcgend Zeit zur Verf\u00fcgung. Viel mehr war es so, dass ich die Wochenrevision nur noch dazu benutzte, meine Aufgaben aus dem Notizbuch ins OmniFocus zu \u00fcbertragen und die Mails, die ich zuvor nach @ACTION verschoben hatte in Aufgaben im OmniFocus zu verwandeln. Die so wichtige Priorisierung und Terminierung der Aufgaben hatte dann keine Zeit mehr. Und so kam es, dass es einige Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder Mails gar nicht ins GTD-System schafften, bevor der Termin bereits abgelaufen war.<\/p>\n

Das L\u00f6sungsprinzip lag auf der Hand: Ich musste die Eingabequellen (Notizbuch, Besprechungsnotizen, Mailordner) weiter reduzieren und Arbeitsschritte einsparen. Bei der Gelegenheiten lie\u00df ich aber gleich noch ein paar Ideen mit einflie\u00dfen, auf die ich zwischenzeitlich gesto\u00dfen<\/a> war und die ich mittlerweile erfolgreich testen konnte.<\/p>\n

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Die \u00dcberlegungen brachten folgende \u00c4nderungen in meinem Verhaltensmustern und Routienen:<\/p>\n

Aufgaben notiere ich nun ausschlie\u00dflich auf dem Mac oder im iPhone. Zwischenschritte \u00fcber Protokolle, Notizen usw. versuche ich wo immer es geht zu vermeiden. So mache ich mir z.B. w\u00e4hrend der Besprechungen Notizen. Sobald sich eine Aufgabe daraus ergibt, markiere ich diese und verwende den Shortcut, um den markieren Bereich in OmniFocus zu \u00fcbernehmen. So landet die Aufgabe schon mal mit einem Arbeitstitel im Eingang. Wichtig dabei: Termine trage ich hier schon mal direkt mit ein (ggf. ein paar Tage vorher), so dass mir nichts mehr durch die Lappen gehen kann.<\/p>\n

Es hat sich herausgestellt, dass Meetings bei mir h\u00e4ufig vormittags stattfinden, so dass ich den Vormittag f\u00fcr Gespr\u00e4che und Treffen verwende und in der Regel nachmittags andere Arbeiten platziere.<\/p>\n

\"201201121746.jpg\"<\/p>\n

F\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Aufgaben habe ich mir die Pomodoro Technik<\/a> (Wikipedia<\/a>) angeeignet. Im Schnitt schaffe ich nicht viel mehr, als 2-3 Pomodoros am Tag. Daneben arbeite ich eine Menge kleinteiliges Zeug aus meiner GTD-Liste ab.<\/p>\n

F\u00fcr jeden Tag lege ich mir eine Hauptaufgabe zurecht, die ich auf jeden Fall an diesem Tag schaffen muss. Je nach Aufgabentyp reserviere ich mir auch gleich noch 2 – 4 Pomodoros Zeit daf\u00fcr im Kalender.<\/p>\n

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Erinnerungen auf dem iPhone<\/p>\n

F\u00fcr diese Technik gibt es \u00fcbrigens auch ein Tool<\/a>. Wobei ich den entscheidenden Vorteil zu einem Kalender mit einem Eintrag noch nicht wirklich nachvollziehen kann.<\/p>\n

Aber wo kommen diese Hauptaufgaben, die Reservierungen etc. her? Wie erreiche ich es, dass alles zur rechten Zeit zum Abarbeiten ansteht?<\/p>\n

Daf\u00fcr gibt es weiterhin die Wochenrevision. Diese findet f\u00fcr mich nun immer montags statt und wird beendet – egal, wie lange sie dauert. Der Plan f\u00fcr die Woche muss Montag Abend stehen, bevor ich nach Hause gehe. Tats\u00e4chlich habe ich die ben\u00f6tigte Zeit daf\u00fcr jetzt auf ca. 2 x 25 Minuten runter gedr\u00fcckt. Dazu kommt noch ein Abgleich mit den Projektpl\u00e4nen f\u00fcr meine Abteilung.<\/p>\n

Entscheidend ist f\u00fcr mich, f\u00fcr jede Aufgabe das richtige Werkzeug zu haben und nicht \u00fcberlegen zu m\u00fcssen, was wof\u00fcr eingesetzt wird.<\/p>\n

Mein Notizbuch dient der Sammlung von Ideen, Skizzen inkl. Kritzeln und Gr\u00fcbeln, der Aufzeichnung von Beobachtungen usw. Dabei wende ich die Notizbuchregeln<\/a> an, die ich auf dem Notizbuchblog<\/a> gefunden habe.<\/p>\n

Das iPhone dient der Erfassung von Aufgaben (OmniFocus f\u00fcr iPhone<\/a>), als Terminkalender (iCal via Exchange und iCloud) und als Erinnerung f\u00fcr die Hauptaufgaben.<\/p>\n

Fast alles andere l\u00e4uft \u00fcber den Mac. Die GTD Aufgabenverwaltung \/ Selbstorganisation l\u00e4uft \u00fcber OmniFocus<\/a>. F\u00fcr das konzentrierte Arbeiten nach der Pomodoro Technik setze ich die gleichname Anwendung<\/a> ein. Diese besticht durch ein Userinterface, das einfach mal nicht im Weg ist.<\/p>\n

\"201201121748.jpg\"<\/p>\n

In der Men\u00fcleiste zeigt sich die Anwendung lediglich als Uhr mit einem 25-Minuten Countdown. Klickt man auf die Uhr, erscheint ein Men\u00fc, \u00fcber das man z.B. neue Pomodoros starten oder beenden kann etc.<\/p>\n

\"201201131838.jpg\"\"Bildschirmfoto<\/p>\n

Sehr gelungen finde ich die Zusammenarbeit mit Skype und iChat. Sobald man eine Pomodore startet, wird der Skype-Status angepasst.<\/span><\/p>\n

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Die klassische Projektplanung (Mitarbeiter, Meilensteine, Abh\u00e4ngigkeiten) erledige ich mit OmniPlan<\/a>. Jedes Projekt existiert im OmniPlan und im OmniFocus, wobei OmniPlan sagt, welche Projektphasen wann mit wem anstehen und OmniFocus weiss, was genau meine n\u00e4chste Aufgabe in dem Projekt ist. Letzteres ist in der Regel sehr kleinteilig („Lars nach dem aktuellen Stand befragen.“, „Mit Michael Skizze \u00fcber den Status-Quo erstellen“, „Entwurf an alle Projektbeteiligten mailen“, …).<\/p>\n

\"201201121800.jpg\"<\/span><\/p>\n

Regelt\u00e4tigkeiten im OmniFocus auf dem Mac mit Theme vom OFThemes<\/a><\/span><\/span><\/p>\n

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Meine Brainstormings mache ich noch immer mit MindNode Pro<\/a> auf dem Mac und MindNode Touch auf dem iPhone (hier<\/a> schon mal erw\u00e4hnt). Hiermit trage ich Ideen zusammen, \u00fcberlege mir Aufgaben und Aufgabenbl\u00f6cke, L\u00f6sungsvarianten oder vermutete Probleme und wie ich damit umgehe. Hier gibt es eine \u00dcberschneidung zum Notizbuch. Die Medienwechsel hier sind aber durchaus gewollt und sollen mir einfach das Thema noch mal von einer anderen Seite zeigen.<\/p>\n

Aufzeichnungen mache ich heute vornehmlich mit OmniOutliner Pro<\/a>. Hierzu z\u00e4hlen vor allem Besprechungsnotizen, Tabellen (Gegen\u00fcberstellungen, kleine Kalkulationen, Aufstellungen, …), Gliederungen von Texten und Vortr\u00e4gen, Checklisten usw.<\/p>\n

F\u00fcr das Schreiben l\u00e4ngerer Texte setze ich auch heute noch gerne WriteRoom<\/a> ein (mit einer sehr sch\u00f6nen Lion-Integration). Es verhindert, dass ich mich absichtlich oder versehendlich mit irgendwelchen „Features“ rum schlage, obwohl ich doch nur etwas zusammenschreiben m\u00f6chte. Die Verarbeitung des Textes geht danach dann in einem mehr oder weniger geeigneten Programm zur Textverarbeitung weiter. Hand aufs Herz: MS Word f\u00fcr Mac<\/a> im Fullscreen-Mode w\u00fcrde es auch tun. Und meistens verlasse ich OmniOutliner gar nicht. Auch hier gibt es seit Lion eine Vollbilddarstellung.<\/p>\n

Seit ein paar Wochen setze ich meine angepasste Strategie um, um Dinge geregelt zu bekommen. Und bin sehr zufrieden damit. Bald toppen wieder viele Projekte gleichzeitig hoch und sehr viele Leute wollen gleichzeitig etwas von mir. Dann wird sich zeigen, wie krisensicher das neue System ist.<\/p>\n

PS: F\u00fcr diejenigen, die bislang noch nicht so viel Erfolg mit ihrem GTD-System hatten, gibt es Restart GTD<\/a> (via Toolblog<\/a>).<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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