{"id":1733,"date":"2009-04-30T11:16:05","date_gmt":"2009-04-30T10:16:05","guid":{"rendered":"https:\/\/weblog.hildania.de\/2009\/04\/30\/6-monate-gtd\/"},"modified":"2009-04-30T11:16:05","modified_gmt":"2009-04-30T10:16:05","slug":"6-monate-gtd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/2009\/04\/30\/6-monate-gtd\/","title":{"rendered":"6 Monate GTD"},"content":{"rendered":"

Als ich vor etwa einem halben Jahr an dieser Stelle<\/a> von OmniFocus, den Getting Things Done (GTD) Werkzeugen f\u00fcr Mac und iPhone berichtete, kam der berechtigte Einwand<\/a> von Sigurd, so ein Bericht w\u00e4re vor allem dann interessant, wenn die Werkzeuge bzw. die Methode eine Zeit lang im Einsatz sei. Ein solches System m\u00fcsse sich zun\u00e4chst einmal bew\u00e4hren. Nun lebe ich ein halbes Jahr mit GTD und kann ein erstes Fazit ziehen. Die Tatsache, dass es diesen Artikel gibt zeigt, dass das System nicht ganz schlecht zu sein scheint, weil ich mich a) rechtzeitig daran erinnert habe, dass dieser Artikel aussteht und b) es offensichtlich etwas dazu zu berichten gibt und c) nicht schon vorab die Meldung: Ich gebe auf!<\/p>\n

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\n \"20090430-CRW_5210.jpg\"\n<\/div>\n

Zwischenzeitlich habe ich auch das Buch von David Allen gelesen. Ein, wie ich finde, \u00e4u\u00dferst ineffizientes Buch \u00fcber effiziente Arbeitsorganisation. Ich w\u00fcrde glatt mal 2\/3 des Buches weg k\u00fcrzen und es w\u00fcrde vermutlich nichts fehlen. Trotzdem hat es sich f\u00fcr mich gelohnt, es zu lesen. Neben OmniFocus habe ich mir auch noch ein Moleskine Notizbuch<\/a> zum Erfassen von Aufgaben etc. gekauft, das einen wichtiger Bestandteil meines GTD-Systems geworden ist. Zwischenzeitlich dachte ich auch dar\u00fcber nach komplett auf Moleskines umzusteigen, weil ich mein iPhone im Milchbad get\u00f6tet habe. Das ist aber eine andere Geschichte. GTD ist unabh\u00e4ngig von Soft- oder Hardware. Es geht einfach nur darum, wie man sich organisiert – und das man es \u00fcberhaupt tut.<\/p>\n

Im folgenden ein \u00dcberblick \u00fcber meine \u00c4ngste in Bezug auf GTD, die von mir etablierte Praxis, wo ich von der reinen Lehre abweiche sowie eine kurze Zusammenfassung und wie es weiter geht mit GTD und mir.<\/p>\n

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David Allen ist ein typischer Berater<\/a>, der vor allem Managern hilft, ihre Arbeit und in Folge dessen auch ihr Leben zu strukturieren. Dementsprechend geh\u00f6rt zu seiner Darstellung von GTD auch eine Menge Motivationsgebr\u00fcll. Anf\u00e4nglich hatte ich tats\u00e4chlich Sorge, ich w\u00fcrde Sklave des Verfahrens. Als Angestellter im \u00f6ffentlichen Dienst liegt die Sorge nahe, man w\u00fcrde eines Tages nur noch verwalten der Verwaltung wegen. Nach einem halben Jahr sch\u00e4tze ich die Gefahr jedoch nicht gr\u00f6\u00dfer ein, als die, Sklave der Kita-\u00d6ffnungszeiten oder des eigenen Terminkalenders zu sein. Man organisiert sich halt irgendwie. Wann man das macht und in welcher Intensit\u00e4t entscheidet man schlie\u00dflich selbst. Gerne ger\u00e4t man mit seinen GTD-Liste in einen Motivationsrausch, wenn man gerade eine produktive Phase hat und eine Aufgabe nach der anderen abhakt. Dann m\u00f6chte man gar nicht mehr aufh\u00f6ren damit. Die Kunst ist dann diesen Rausch mitzunehmen und sich frisch und wohl gelaunt um die Kinder zu k\u00fcmmern oder was halt „leider“ stattdessen ansteht. So ist das Leben. So ist es aber mit und ohne GTD.<\/p>\n

Am Anfang bracht das Systeme viel Overhead f\u00fcr mich mit. Das pendelt sich aber ein, wenn man gen\u00fcgend \u00dcbung damit hat. Nach kurzer Zeit denkt man nicht mehr dar\u00fcber nach, wann man etwas aufschreibt, wann man sich ein Projekt definiert etc. Man macht es einfach automatisch. Die Selbstorganisation wird zur Selbstverst\u00e4ndlichkeit, die einen dann mehr hilft, als sie blockiert.<\/p>\n

Ich habe einige Anfragen in Foren gelesen, in denen GTD-Benutzer von Problemen berichteten, wenn sie sich in Gegenwart von Kollegen, Freunden oder Verwandten Notizen machten. Diese Erfahrung kann ich nicht teilen. Wenn egal in welchen Kreisen das Gespr\u00e4ch auf etwas kommt, das ich dazu noch erledigen soll und ich hole mein kleines Notizbuch heraus, um mir einen Eintrag zu machen, freut sich mein Gegen\u00fcber eher dar\u00fcber, dass ich es offensichtlich mit unserem Abkommen ernst meine. Nat\u00fcrlich ist wichtig, mit welchem Selbstverst\u00e4ndnis man das tut. Es gibt auch Gespr\u00e4che, bei denen ich es vorziehe, mir danach ein paar Notizen zu machen. Dann muss man sich die aus dem Gespr\u00e4ch resultierenden Aufgaben halt so lange merken. Und ein bisschen Schwund ist halt immer.<\/p>\n

Mittlerweile st\u00f6ren meine Frau auch die diversen Listen nicht mehr, die ich zusammenstellen m\u00f6chte und die dann auf dem Mac oder in gedruckter Form immer wieder Begleiter unserer Gespr\u00e4che sind. Ganz im Gegenteil benutzt sie mich und mein GTD-System gerne als pers\u00f6nliches Erinnerungssystem auf Zuruf: „Erinnere mich mal in einem Monat daran dass ich noch mal bei der Elterngeldstelle nachfragen muss.“ Tats\u00e4chlich gibt es auch im privaten Bereich diverse „Projekte“ (im Sinne von GTD ist alles ein Projekt, was mehr als eine in einem Schritt l\u00f6sbare Aufgabe enth\u00e4lt), bei denen es angebracht ist, sich vorab zu \u00fcberlegen, was die n\u00e4chsten Schritte sind, die man dann einfach abarbeitet. So z.B. bei meiner Korrespondenz mit der Rentenversicherung. Aber auch das ist eine andere Geschichte, die ich in diesem Artikel nicht weiter ausf\u00fchren werde.<\/p>\n

Es gibt einige Methoden im GTD-Buch, die ich so nicht umgesetzt habe. So benutze ich zum Beispiel keine Tickler File<\/a> (43 Mappen f\u00fcr Terminsachen und Wiedervorlagen). Dieses Konzept der Wiedervorlage kann man auch ohne GTD einsetzen. Ich mache es genau andersrum. Ich setze GTD ohne Tickler File um. Der Grund ist ganz einfach: Bei mir ist das Problem der Wiedervorlage \u00fcber OmniFocus gel\u00f6st. Die meisten Erinnerungshilfen sind bei mir digital. Ich liebe es, an dieser Stelle Papier zu sparen. Termine und Terminaufgaben sind bei mir digital und haben bestenfalls einen Verweis auf ein St\u00fcck Papier.<\/p>\n

Was hat David Allen eigentlich gegen H\u00e4ngeregister? In seinem Buch beschreibt er sehr plastisch, wie man um diese Mappen herum kommt wie man H\u00e4ngeregister als Tr\u00e4ger anderer Mappen nutzen kann. Ich benutze zu Hause, wie auch auf Arbeit H\u00e4ngeregister. Das geht prima! Es gibt bei mir jeweils zwei Kategorien: 1. Projektmappen und 2. Referenzmappen. Die Reiter beschrifte ich wie im GTD-Buch vorgeschlagen mit einem Beschriftungsger\u00e4t. Eine Projektmappe lege ich immer dann an, wenn das erste St\u00fcck Papier angefallen ist, das ich nicht einfach scannen und entsorgen will oder als Ergebnis anders digitalisieren will. Das Referenzmaterial besteht bei mir aus Papier, das mich erreicht (Briefe, Prospekte etc.) und Material aus aufgel\u00f6sten Projektmappen, das ich weiter aufheben m\u00f6chte.<\/p>\n

Ansonsten empfiehlt David Allen (zu Recht), sich Werkzeuge zu suchen, mit denen man gerne arbeitet. Das da mein Mac (MacBook und Mac mini) an erster Stelle stehen, gefolgt von iPhone und Moleskine Notizbuch kam schon heraus. Nebenbei finde ich die Oberfl\u00e4che von Things sehr viel h\u00fcbscher, als die von OmniFocus. Die Implementierung auf dem iPhone ist hier aber nicht so sch\u00f6n. Ich behalte mir aber vor irgendwann zu wechseln, weil das Arbeiten damit einfach viel mehr Spass macht. Ansonsten habe ich mir viele andere sch\u00f6ne Arbeitsmittel besorgt: Es gibt z.B. Blanko A4-Bl\u00e4tter, die bereits eine 4-fach-Lochung aufweisen. Die benutze ich gerne. Ab und an muss so ein Blatt mal in meine Ringmappe und die Locherei finde total bl\u00f6de. Eine der besten Anschaffungen in der letzten Zeit war mein Lamy Tintenroller. Damit macht das Aufschreiben total viel Spass. Und f\u00fcr Skizzen und Zeichnungen kann ich die Faber Castel Bleistifte mit den Noppen empfehlen.<\/p>\n

Zu den Dingen, bei denen ich David Allen massiv widerspreche geh\u00f6rt seine Abneigung gegen Gliederungen. Er sagt, dass er immer erst den Artikel schreibt und dann die Gliederung daraus abschreibt, wenn sie jemand haben m\u00f6chte. Da sage ich mal ganz zynisch: Das sieht man seinem Buch auch an. Ich mache in der Regel ein Brainstorming mittels MindMaps oder A6-Karteikarten, die ich auf einem Whitboard mit Magneten hin und her schieben kann. Zum Sortieren benutze ich dann OmniOutliner. Hier entsteht dann meine Ordnung, die ich gleich mit Recherchen verbinden kann. D.h. im Outlining-Dokument landen auch gleich Links, PDFs, etc.<\/p>\n

Die wichtigsten Methoden aus dem GTD-Buch geh\u00f6ren nicht einmal zu GTD, machen aber den entscheidenden Unterschied zwischen erfolgreichen und unendlich langen Projekten aus. Und das sind: Ziele, Grunds\u00e4tze und n\u00e4chste Schritte.<\/p>\n

Zu jedem Projekt muss zun\u00e4chst das Ziel bekannt sein. Das klingt banal. Aber auf der Arbeit erlebe ich t\u00e4glich, dass das nicht selbstverst\u00e4ndlich ist. Gerne werden Ziele als selbstverst\u00e4ndlich angesehen. Fragt man nach, findet man aber heraus, dass stundenlange Diskussionen nur deshalb gef\u00fchrt werden, weil die Gespr\u00e4chspartner unter dem gleichen Begriff unterschiedliche Ziele verstehen. Ziele m\u00fcssen konkret und bildhaft sein. Ich versuche daher jeweils bei Start eines Projektes kurz und knapp die Vision zu beschreiben, wie sich mein Minikosmos ver\u00e4ndert hat, wenn wir mit dem Projekt fertig sind. Gegen diese Vision kann ich dann jeweils den Stand des Projektes messen. Manche Projekte habe ich nach dieser Zieldefinition abgebrochen, weil mir klar wurde: Der Nutzen steht einfach in keinem Verh\u00e4ltnis zum Aufwand. Schon wieder Zeit und Nerven gespart!<\/p>\n

Die Grunds\u00e4tze sollten jedem Teilnehmer des Projekts (im Zweifel mir allein) klar sein. Man ermittelt sie durch Vervollst\u00e4ndigung des Satzes: „Zur Fertigstellung des Projektes kann eigentlich alles gemacht werden, solange…“<\/p>\n

Und jetzt kommt der Hammertipp: Zu jedem Projekt und am Ende jeder Diskussion \/ Meeting \/ Wasauchimmer muss festgelegt werden, was die n\u00e4chsten Schritte sind, von wem sie durchgef\u00fchrt werden und wenn n\u00f6tig auch wann es sp\u00e4testens getan sein soll. Banal, oder? Macht aber keiner. N\u00e4chste Schritte m\u00fcssen dabei immer so definiert sein, dass sie ein physikalisch sichtbares Ergebnis beschreiben. Also nicht: „\u00dcberlegen, wie es mit dem Projekt ‚Dominik hat einen Kita-Platz‘ weitergeht.“, sondern: „Liste mit n\u00e4chsten Schritten f\u00fcr das Projekt ‚Dominik hat einen Kita-Platz‘ erstellen.“<\/p>\n

Was haben uns die R\u00f6mer eigentlich gebracht?<\/p>\n

Analog zu dieser Frage aus „Das Leben des Brian“ stelle ich mir die Frage: Was hat mir die Einf\u00fchrung von GTD in meinem Privat- und Arbeitsleben eigentlich gebracht?<\/p>\n

Das Wichtigste f\u00fcr mich: Ich bin meine Motivationstiefs los. Oft sa\u00df ich gefrustet im B\u00fcro und kam gerade mit meinem aktuellen Projekt nicht so richtig weiter. Lustlos bl\u00e4tterte ich E-Mails und Tonnen von Notizzetteln durch auf der Suche nach etwas, was ich stattdessen sinnvoll anfangen k\u00f6nnte. Mir fehlte der Blick daf\u00fcr, dass bei vielen Punkten die ich in die Hand nahm und entnervt wieder beiseite legt einfach nur die Fragestellung fehlt: „Was ist denn in dieser Sache eigentlich der n\u00e4chste konkrete Schritt? Warum geht es denn da gerade nicht weiter?“ Stattdessen habe ich Listen sortiert nach Orten bzw. Ressourcen (B\u00fcro, zu Hause, Mac, Telefon, Ruhe) die ich je nachdem, was mir gerade zur Verf\u00fcgung steht durchgehen kann um eine Aktion ausfindig zu machen, die zu meiner noch verf\u00fcgbaren Zeit und Energie passt. Es ist unglaublich, wie viel Kleinkram man selbst dann noch weg schaffen kann, wenn man noch 30 Minuten im B\u00fcro ist und eigentlich schon total fertig und kopfgeschmerzt ist. Das wiederum motiviert.<\/p>\n

Ich konnte auch ganz massiv Stress abbauen, weil ich einen \u00dcberblick \u00fcber meine Aufgaben habe. Wenn unser oberster Chef rein kommt und fragt, warum xy noch nicht fertig ist, schaue ich auf meine Liste und kann ich spontan sagen was erledigt ist, wo das Projekt gerade h\u00e4ngt und was als n\u00e4chstes geplant ist. Das deeskaliert das Gespr\u00e4ch sofort enorm. Auch habe ich einen \u00dcberblick \u00fcber die aktuelle Arbeitsbelastung und kann sachlich dar\u00fcber diskutieren, welche Aufgaben liegen bleiben und welche vorgeschoben werden, ohne in die Gefahr zu laufen, etwas vergessen zu haben, was morgen doch noch auftaucht und den ganzen Plan kaputt macht. Sicheres Auftreten durch \u00dcberblick.<\/p>\n

Es ist klar, dass ein Teil der gewonnenen Zeit, die man allein durch das ausf\u00fcllen von Leerl\u00e4ufen gewonnen hat durch die Verwaltung des GTD-Systems wieder verloren geht. So sitze ich jede Woche etwa 1-2 Stunden daran, meine Projekte durchzugehen, n\u00e4chste Schritte zu definieren, erledigte Aufgaben und Projekte zu archivieren oder zu verklappen und einen Plan f\u00fcr die n\u00e4chste Woche zu machen. Das nehme ich aber gerne in Kauf. Denn ich weiss, dass ich daf\u00fcr eine Woche praktisch auf Autopilot fliegen kann und mich auch all die Notf\u00e4lle, Nur-kurz-Mal-Situationen und Katastrophen nicht aus der Bahn werfen werden.<\/p>\n

Ich weiss nicht, ob GTD f\u00fcr jeden ist. Es erfordert am Anfang viel Disziplin. Sp\u00e4ter wird vieles automatisch. Es gibt f\u00fcr GTD gute technische Unterst\u00fctzungen<\/a>. Es geht aber auch komplett auf Low-Tech. Manchmal w\u00fcrde ich gerne auf die Low<\/a>–Tech<\/a>–Variante<\/a> umsteigen. Auf der anderen Seite hilft die Software aber dann doch zu sehr, weil man viel \u00dcbertragen und Abschreiben und eine Menge Papier spart. Sicherlich ist GTD nicht f\u00fcr jeden. Man muss die Startphase \u00fcberstehen. Man darf sich durch nichts von seiner Systematik abhalten lassen und man muss die Zeit f\u00fcr die Wochendurchsicht finden. Letztere verschiebt sich bei mir auch ab und an und wenn es sein muss, gibt es auch mal eine sehr verk\u00fcrzte Wochendurchsicht. Aber es gibt immer eine. Und da muss man durch.<\/p>\n

Ich pers\u00f6nlich habe mein System gefunden und werde daran festhalten. Teil einer solchen Selbstverwaltung ist nat\u00fcrlich immer auch die Optimierung der Selbstverwaltung selbst. Insofern weiss ich nicht, wie mein GTD n\u00e4chstes Jahr aussehen wird. Aber in der Methodik f\u00fchle ich mich zu Hause und ich kann sie nur jedem empfehlen. Vor allem denjenigen, die mich immer damit nerven, dass sie alles immer wieder vergessen oder unehrlich zu sich und mir sind, wenn es darum geht, Absprachen einzuhalten. Aufgaben, die man nicht schaffen kann, darf man nicht annehmen!<\/p>\n

So, ich werde dann jetzt mal von der freigeschaufelten Zeit mit meinem alten Freund Lars lecker Sushi essen gehen!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Als ich vor etwa einem halben Jahr an dieser Stelle von OmniFocus, den Getting Things Done (GTD) Werkzeugen f\u00fcr Mac und iPhone berichtete, kam der berechtigte Einwand von Sigurd, so ein Bericht w\u00e4re vor allem dann interessant, wenn die Werkzeuge bzw. die Methode eine Zeit lang im Einsatz sei. … Die Tatsache, dass es diesen Artikel gibt zeigt, dass das System nicht ganz schlecht zu sein scheint, weil ich mich a) rechtzeitig daran erinnert habe, dass dieser Artikel aussteht und b) es offensichtlich etwas dazu zu berichten gibt und c) nicht schon vorab die Meldung: Ich gebe auf! <\/p>\n

…Wenn egal in welchen Kreisen das Gespr\u00e4ch auf etwas kommt, das ich dazu noch erledigen soll und ich hole mein kleines Notizbuch heraus, um mir einen Eintrag zu machen, freut sich mein Gegen\u00fcber eher dar\u00fcber, dass ich es offensichtlich mit unserem Abkommen ernst meine. … Tats\u00e4chlich gibt es auch im privaten Bereich diverse „Projekte“ (im Sinne von GTD ist alles ein Projekt, was mehr als eine in einem Schritt l\u00f6sbare Aufgabe enth\u00e4lt), bei denen es angebracht ist, sich vorab zu \u00fcberlegen, was die n\u00e4chsten Schritte sind, die man dann einfach abarbeitet.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[12,5],"tags":[20,22,45,50,65],"class_list":["post-1733","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-arbeit","category-leben","tag-gtd","tag-leben","tag-mac","tag-macos-x","tag-organisation"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1733","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1733"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1733\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1733"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1733"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/weblog.hildania.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1733"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}