Phasen zur Arbeitsstrukturierung

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Die Idee von der Einteilung der Arbeit in Phasen ist uralt. Das Denken in Abschnitten ist uns praktisch von der Natur vorgegeben. Die Jahreszeiten bestimmen die Arbeitsschritte beim Ackerbau, eine Jagd beinhaltet immer wieder ähnliche Schritte, die durchzuführen sind, unser ganzes Leben lässt sich in Abschnitte teilen. So verwundert es nicht, dass auch kreative Arbeit, wie das Musizieren, die Bildende Kunst aber auch das technische und lyrische Schreiben klassischer Weise in Schritte oder Phasen eingeteilt werden kann. Die fortschreitende Digitalisierung bietet uns jedoch die Möglichkeit, die Grenzen zu verwischen. Ich gehe so weit zu sagen, dass sie uns in Versuchung führt, phasenlos zu arbeiten, was leicht zu einer unstrukturierten und ineffizienten Arbeitsweise führt.

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Aufgaben in Kontextlisten verstecken

Einer der entscheidenden „Tricks“ bei GTD ist die Übertragung der anstehenden Aufgaben in Kontextlisten. Die Idee dahinter ist die, dass ich egal, wo ich gerade bin (@Büro, @Daheim, @Besorgungen, …) die passende Liste zur Hand nehme und mir eine geeignete Aufgabe von dieser Liste suche, die ich dann abarbeite.

Solche Listen kann man sich mit beliebiger Software oder auch auf Papier anlegen. Ich benutze OmniFocus (für Mac und iPhone) als GTD-System. Dieses Programm unterstützt für jede Aufgabe die Angabe eines Projektes, zu dem die Aufgabe gehört und die Angabe eines Kontextes, in dem die Aufgabe erledigt werden kann. Neben Orten gibt es auch Kontexte, die von Voraussetzungen, wie Geräten oder Gegebenheiten abhängen, wie z.B. @Online, @Telefon,@Lesen/Durcharbeiten. Und dann gibt es noch Personenkontexte, wie @Besprechungen.

Der große Vorteil:

  • Wenn ich kommenden Dienstag auf Dienstreise gehe, kann ich mir die Materialien auf das Netbook kopieren, die nicht von Internet, Telefon oder Materialien in meinem Büro oder anderswo abhängen.
  • Wenn ich eine Besprechung mit irgendjemanden plane, kann ich meine Besprechungslisten durchsehen, damit ich gleich die wichtigsten Dinge mit dieser Person zur Sprache bringen kann usw.

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Das Widget „Where To Focus“ hilft einem dabei, Kontextlisten mit besonders vielen Aufgaben ausfindig zu machen. Das müssen im Zweifel natürlich nicht die dringendsten sein.
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Dein Gehirn und das Internet

Auf literalaction.com las ich vor einigen Tagen einen Artikel “Yes, the internet is changing your brain”. Die Überschrift verwunderte mich. Mr. Obvious? Natürlich verändert auch das Internet mein Gehirn – wie alles um mich herum mit dem ich mich beschäftige und mit dem ich in Berührung komme. Da bin ich auch unglaublich froh drüber, denn nur so gelingt es mir (mehr oder weniger) mit meiner Umwelt zurecht zu kommen. Der Mensch verändert seine Umwelt, die Umwelt verändert ihn. Das Lesen des Artikels war für mich dann auch irgendwie wie ein Krimi, bei dem man ganz zu Beginn den Mörder schon kennt und wo man im Laufe des Buches genau auf das erwartete Ergebnis kommt. Aber manchmal machen eben auch Details ein den Reiz aus. Und so fühlte ich mich zum Teil bestätigt und zum Teil mit neuen Informationen zu bekannten Aspekten versorgt. Und ich habe einige eigene Gedanken dazu – und ich persönlich bin ein Fan von Texten, die das eigene Denken anregen!

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Moleskine ist unschlagbar

Heute war ich im Buchladen meines Vertrauens, um dort ein neues Blankobuch zu kaufen. Ein neues Moleskine Notizbuch. Das alte sieht heute nicht mehr so frisch aus, wie am ersten Tag, ist aber noch immer von der ersten bis zur letzten Seite lesbar, die Bindung halt gehalten und es hat wirklich viel mitgemacht. Die Tatsache, dass es jetzt fast voll ist und ich ein neues kaufen musste zeigt, dass es noch nicht völlig von Smartphones und Netbooks abgelöst ist.

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WriteMonkey ist mein Werkzeug

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Ich habe verschiedene Programme zur Texterfassung auf dem Eee PC getestet. Mein Programm der Wahl ist WriteMonkey. Warum? Ich brauche ein Texterfassungswerkzeug, dass…

… einfach in der Handhabung ist, dafür aber nicht viele Funktionen enthalten muss.
… kompatible Texte für den Eee PC und meine Macs erzeugt und am besten auch für das iPhone.
… möglichst wenig Ablenkung auf dem Bildschirm bietet.
… Einfach zusammen mit der Dropbox arbeiten kann und dabei möglichst kleine Dateien erzeugt.

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